Decydując się na współpracę z wybranym software house’m należy w pierwszej kolejności określić sposób rozliczenia za wykonany sklep internetowy. Wyróżnia się dwa skuteczne modele, które cieszą się największą popularnością – fixed price oraz time & materials. Odpowiedni dobór metody rozliczeń ma podstawowe znaczenie dla zadowolenia obu stron, co ważne pozwala klientom na zastosowanie dopasowanych do charakteru współpracy płatności za dany projekt.

Czym charakteryzują się te metody i którą najlepiej wybrać, aby regulowanie płatności za zlecenie było korzystne a sam projekt okazał się sukcesem?

Fixed price

Rozliczenie w modelu fixed price polega na ustaleniu stałej ceny projektu jeszcze przed jego wykonaniem. Jest to wygodna opcja dla przedsięwzięć, gdzie zleceniodawca w bardzo dokładny sposób jest w stanie ustalić swoje oczekiwania do sklepu internetowego jeszcze przed rozpoczęciem współpracy z wykonawcą. Wymagania oraz funkcjonalności są jasno sprecyzowane, spisane, najczęściej zaprezentowane na makietach oraz modelach BPMN. Projekty tworzone za pomocą rozliczenia fixed price powstają w oparciu o ściśle określony harmonogram, który jest dobrze przyjmowany przez klientów nie mających doświadczenia w realizacji projektów IT. Z drugiej strony, wyklucza wszelkie modyfikacje projektu przez co zakres oraz jakość wykonanej pracy różnią się od oczekiwanego poziomu przez klienta. Największym plusem jest fakty, iż posługując się tym modelem, klient ma możliwość z góry określić stały budżet, co często stanowi priorytet, zwłaszcza w przypadku mniejszych inwestycji. Ten stabilny model rozliczenia najlepiej stosować dla prostych i  małych projektów IT, gdzie ryzyko niepowodzenia jest małe (np. proste strony internetowe, landing page). Należy pamiętać, że ustalona kwota projektu może zostać przez wykonawcę asekuracyjnie zawyżona. Jeżeli w trakcie budowy sklepu internetowego pojawi się potrzeba naniesienia zmian w projekcie to software house potrzebuje zabezpieczyć się na taką sytuację, na co wykorzystuje zapas narzutu na cenie oferowanej klientowi.

Zalety fixed price:

• dokładnie ustalona cena projektu, którą łatwo zabudżetować;
• precyzyjnie określony harmonogram, który określa dokładną datę wykonania projektu;
• wynik procesu powstawania produktu cyfrowego jest przewidywalny;
• mniejsze zaangażowanie Zlecającego, brak konieczności angażowania czasu pracy pracowników, ponieważ zakres prac jest z góry ustalony i nie podlega zmianom w trakcie realizacji projektu.

Wady fixed price:

• mała elastyczność w trakcie procesu tworzenia sklepu internetowego;
• potrzeba szczegółowej dokumentacji, której pozyskanie może opóźnić start projektu;
• ryzyko przeszacowania lub niedoszacowania kosztów projektu zarówno po stronie klienta, jak i wykonawcy;
• ryzyko, że projekt ostatecznie nie spełni wymagań klienta, jeżeli założenia początkowe zostaną błędnie określone;
• wymaga się od zlecającego posiadania odpowiedniej wiedzy technicznej w celu prawidłowego określenia założeń projektu;
• brak możliwości wprowadzania zmian w trakcie realizacji projektu, co zdecydowanie utrudnia dostosowanie do szybko zmieniającej się rzeczywistości;
• ryzyko konieczności finalizacji projektu w ustalonym terminie kosztem niezrealizowanego zakresu lub obniżenia jakości jego wykonania.

Time & materials 

To elastyczny model współpracy, który umożliwia wprowadzanie zmian w trakcie tworzenia projektu, najczęściej w ramach zwinnego zarządzania projektem. Wynika stąd, iż zakres projektu może ulec zmianie wraz z zastosowaniem uwag i wskazówek klienta. Model ten polega na rozliczeniu z software house’m na podstawie dokładnej liczby przepracowanych godzin i wykorzystanych narzędzi, najczęściej na koniec danego okresu rozliczeniowego (np. na koniec miesiąca). Faktyczny koszt inwestycji jest nieustannie aktualizowany, dzięki regularnemu monitorowaniu procesu tworzenia, co pozwala mieć pełną kontrolę nad kosztami. Klient płaci za faktycznie wykonaną pracę bez doliczanych kosztów asekuracyjnych. Model time & materials stosuje się głównie w projektach, gdzie zleceniodawca nie jest w stanie precyzyjnie określić zakresu i specyfikacji przedsięwzięcia przed startem projektu. Wówczas czasochłonność prac jest trudna do oszacowania. Zleceniodawca określa ogólny zarys projektu sklepu internetowego, natomiast dalsze wymagania konkretyzuje w trakcie trwania projektu. Co istotne, rozpoczęcie prac może nastąpić od razu, bez przygotowywania szczegółowej specyfikacji, czy dokumentacji. Ten model rozliczenia idealnie sprawdza się w przypadku projektów większych i bardziej skomplikowanych, do których zaliczyć należy sklepy internetowe zarówno dla segmentu B2B, jak i B2C.

Zalety time & materials:

• elastyczne podejście do tworzenia sklepów internetowych;
• szybkie reagowanie na zmiany i wprowadzanie korekt;
• oszczędność czasu dzięki sprawnemu rozpoczęciu prac, bez potrzeby precyzowania założeń i gromadzenia dokumentów, czy specyfikacji;
• możliwość monitorowania i kontroli postępu prac oraz natychmiastowy feedback ze strony wykonawcy i klienta;
• brak wymagań dotyczących posiadania przez zleceniodawcę odpowiedniej wiedzy technicznej w celu prawidłowego określenia założeń projektu;
• bezproblemowe modyfikacje zakresu projektu ze strony zamawiającego, bez konieczności długich negocjacji z wykonawcą;
• kontrola nad budżetem inwestycji, dzięki ciągłemu monitorowaniu czasu poświęconego przez wykonawcę na wdrożenie projektu;
• iteracyjne podeście do tworzenia serwisu eCommerce, które pozwala na obserwowanie i wdrażanie zmian ze strony klienta na każdym etapie prowadzonego procesu rozwoju projektu.

Wady time & materials:

• Potrzeba elastycznego planowania budżetu inwestycji po stronie klienta;
• płynność harmonogramu prac, który opiera się o model zwinnego zarządzania projektami;
• potrzeba stałej komunikacji między klientem a wykonawcą, duże zaangażowanie po stronie zleceniodawcy;
• konieczność monitorowania czasu i kosztów pracy wykonawcy przez klienta.

Fixed price czy time & materials, który model rozliczenia wybrać dla projektu sklepu internetowego?

Wybór metody rozliczenia projektu IT głównie zależy od stosunku klienta co do zakresu, jakości oraz budżetu projektu serwisu eCommerce. Ważne, aby przed wyborem metody rozliczenia dokładnie przeanalizować charakter i wielkość projektu oraz oczekiwania jakie powinno spełnić dostarczone przez wykonawcę rozwiązanie. Dobrze podjęta decyzja przyczyni się do  wysokiego poziomu satysfakcji klienta, a wykonany projekt IT okaże się sukcesem.